就業規則は周知が必要です。労務トラブルの原因にもなります。

就業規則を周知していない

就業規則は作成して労基署に届け出ればそれで良し！…というわけではありません。

就業規則には「周知義務」というものがあります。従業員に就業規則の存在と内容を知らせないといけません。具体的には以下の３つの方法です。

①従業員が読みたいときに読めるようにしておく。

休憩室など共有スペースにファイリングしておくとよいでしょう。

②従業員に配布する

③共有のパソコンに、PDF等を保存して読めるようにしておく。

労働基準法上の扱いはこのようになっているのですが、就業規則は事業所や医院の機密情報でもあります。私の個人的な見解ですが、情報漏洩のリスク防止のためには②はあまりお勧めいたしません。③の場合は、パスワードロックをかけて、パスワードを従業員全員に知らせるようにすればよろしいかとは思います。

一方で、以下のような扱いをしていると、就業規則を周知していることにはなりません。

×社長様や院長先生の机にしまい込んでいる。

×鍵付きのロッカーなど、一部の従業員しか見られない場所に置いてある。

×就業規則を読むのに許可を取らなければならない。

×パソコンに保存している場合、一部の人しか知らないパスワードでロックをかけている。

もしこのような状態であれば、従業員さんとの間で何か問題が起きた時に、「就業規則に書いてあるよね」「知りません」というもめ事に発展してしまうかもしれません。

さらに万が一、訴訟にまで発展した場合、周知していないと就業規則の効力が無いとみなされることもあります。

就業規則が周知されているか、確認してみましょう。

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