クラウド型勤怠システム導入のすすめ！

紙のタイムカードはもう卒業！クラウド型勤怠システム導入のすすめ

前回の動画では、「紙のタイムカードによる勤怠管理がミスや労務トラブルの原因になりやすい」というお話をしました。今回はその解決策として、クラウド型勤怠システムの導入をおすすめする理由を、社会保険労務士の視点からしっかり解説します。
「紙のタイムカードって何がいけないの？」「システム化って本当にいいの？」という疑問にお答えしながら、メリット・デメリットを比較していきます。では、さっそく見ていきましょう！

紙のタイムカード、どこが問題？

まずは、紙のタイムカードのデメリットを簡単に振り返りましょう。
前回の動画で詳しくお話ししたので、ここではポイントだけおさらいします。

1. 打刻ミスの修正が面倒
   ミスがあったら従業員に確認する手間が発生。地味に時間がかかります。
2. エクセル転記の苦労
   手入力は時間がかかるし、ミスするリスクも。転記ミスで集計が狂うこともあります。
3. 計算間違いのリスク
   残業代や休日手当など、項目ごとに計算式を組むのが大変。正しくないと大問題に発展するかもしれません。
4. 保管スペースが必要
   法律で保存義務があるので、紙がどんどん溜まって場所を取ります。
5. 給与計算との連携ができない
   システムにインポートできないから、結局手作業が増えてしまいます。

心当たりのある事業主様、多いのではないでしょうか？
実際に紙のタイムカードを使っていて、「もっと効率よくならないかな」と感じている方も少なくないはず。でも、なぜかまだ多くの事業所で紙が使われ続けていますよね。その理由は…？

 

紙のタイムカードがなくならない理由

実は、紙のタイムカードにもメリットがあります。

1. 導入が安い
   タイムレコーダーは1～2万円、カードも100枚で千円ちょっとです。量販店や通販で購入すればすぐ始められます。
2. 知識がなくてもOK
   労働基準法とか難しいルールを知らなくても、「打刻してね」で済む手軽さがあります。
3. 客観性が認められる
   手書きやエクセルだと労働基準監督署に認められないこともあります。しかし、タイムカードなら客観的な記録として認められます。

つまり、「安くて簡単で、ひとまず記録が残せる」という手軽なツールなので、「これでいいか」と使い続けている事業所が多いです。

クラウド型勤怠システムのスゴさとは？

ここからが本題！
クラウド型勤怠システムを導入すると、こんな素晴らしいメリットがあります。

1. 労働時間を自動集計
   最大の魅力はこちら！労働時間には様々な種類があり（前回の動画参照）、それを手計算やエクセルで集計するのは本当に大変。クラウドなら項目別に自動で集計してくれるので、もう手入力とはさようならです。
2. 打刻ミスの修正が簡単
   従業員が自分で修正したり、管理者が承認したりできます。ミスがあっても「誰か確認して！」と探し回る手間がなくなります。
3. 残業の管理がスムーズ
   残業は上司の指示や承認があって初めて成立するもの。でも、中にはダラダラ残業する人も…。システムなら申請・承認制にできるので、無駄な残業を減らせます。
4. 保管スペースが不要
   データはクラウドに保存できるため、紙の山とは無縁で、検索もラクラクです。
5. 給与計算と連携
   給与システムにデータをインポートできるから、手入力が激減します。ミスも減って一石二鳥！

手間が減る＝ミスのリスクが減る。つまり、労務トラブルの予防にもつながります。これは事業主にとって大きな安心材料ですよね。

 

クラウド型勤怠管理システムにもデメリットはあるの？

「そんなにいいことばかりなら、すぐに導入したらいいね！」と思いますよね。でも、ちょっと待ってください。デメリットも見ておきましょう。

• 月額費用がかかる
  例えば、私がおすすめするシステムだと、5～10人規模の事業所で月1,000円～数千円程度（法人/個人や従業員数による）。※2024年以降、値上げ予定のベンダーもあるので要チェックです。
• 初期設定に労務の知識が必要
  労働法規や事業所の働き方に合わせて設定するので、労務の知識が必要になります。これで諦めてしまう事業主様もたくさんいらっしゃいます。

でも、このデメリット、解決策があるんです！

 

紙 VS クラウド、結局どっちがいい？

さて、メリットとデメリットを比較してきましたが、結論はズバリ！
クラウド型勤怠システムを導入した方が断然お得です。その理由を3つ挙げます。

1. 時間とお金のコスパが抜群
   事業主様や管理職の方の時給はいくらですか？勤怠管理に何時間かけていますか？システム利用料や設定代行費用を払っても、すぐに元が取れる計算になります。
2. トラブル回避で安心
   紙だと集計ミスが起きやすく、それが賃金未払い問題に直結。労働基準監督署に指摘されたり、裁判沙汰になったりするリスクも…。勤怠管理システムは会社を守るツールでもあるのです。
3. 生産性アップにつながる
   勤怠管理を完璧にやったとしても、それによって利益が増えることはありません。だったら、その時間を商品開発やサービス向上に使った方が賢い選択です。

では、なぜシステム化が進まないの？

「それならさっさと切り替えよう！」と思う一方で、多くの事業所が紙を使い続けている現実。その理由はこちら。

1. 設定が難しい
   基本勤務制、フレックス制、変形労働時間制…労働基準法の用語がズラッと並ぶ設定画面を見て、「何これ！？」と挫折する人が続出しています。
2. 設定項目が多い
   休日ルールや承認フローなど、就業規則や社内体制に合わせて細かく設定する必要があって、なかなか大変です。
3. 従業員の理解が必要
   事業主様や管理職の方だけが使い方を理解していればいいのではありません。従業員さんに使ってもらえるよう説明して理解してもらわなければなりません。
4. サポートしてくれる専門家が少ない
   多くの社会保険労務士は勤怠データを事業主様から受け取って給与計算を対応してくれます。しかし、システム設定から対応してくれるかというと、そうでないことも多いです。

「わからない」「時間がない」「面倒くさい」…だから紙のままという方も多いのではないでしょうか。

LEO社会保険労務士オフィスでは勤怠管理システム化のお問い合わせを承ります

初期設定が大変でも、一度スタートすれば労務管理が劇的に楽になります。
LEO社会保険労務士オフィスでは、労務顧問契約がなくても単発で設定代行を承ります。
お打ち合わせ後、導入準備を進め、従業員向けマニュアルもご用意いたします。初期設定費は従業員数に応じてお見積りしますが、数か月で元が取れるはずです。

勤怠管理システムの導入は、効率化＋リスク回避＋利益向上のトリプル効果が期待できます。紙のタイムカードに悩んでいる事業主様、ぜひ一歩踏み出してみませんか？
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