クラウド型勤怠システムで利益向上！

御社や貴院ではどんな方法で従業員の勤怠を管理していますか？
紙のタイムカードでしょうか。
手書きの記録でしょうか。
エクセルに記録する方法でしょうか。

紙の勤怠記録を使用されている事業主さんは、実はたくさんの時間を無駄にしています。いや、それよりむしろ、労務トラブルのリスクを招いていることが問題です。エクセル等で管理している場合も、まだまだ非効率や不確実なことがあります。

クラウド型システムの導入をお勧めいたします！

今回は紙のタイムカードとクラウド型システムのメリットデメリットを簡単にお伝えします。集計の仕方や、事業主さんか給与計算の委託先かどちらでされているかなど、対応はそれぞれあると思いますが一般論として考えらえれることです。
また、詳細はまた後日書くことにいたします。

紙のタイムカードのメリット

〇導入費用は安い
タイムカードレコーダーは１～２万円程度で販売されています。量販店や通販サイトで簡単に購入できます。

〇労働時間管理の知識が必要ない
労働時間管理は労働基準法はじめ法律や制度で詳しく定められています。しかし、レコーダーを設置して従業員に打刻してもらうだけなら、そのような知識をお持ちでなくても導入できます。

紙のタイムカードのデメリット

×自動集計ができない
紙なのでそんな機能はありません。

×エクセル等に転記する時にミスが起きる
労働時間の集計をするにはエクセルに表計算を組んで、それに転記することが多いと思われます。手入力で打ち込むことになりますので、その際にミスが発生する可能性が考えられます。

×労働時間を項目別に設定するには知識が必要になる
出勤から退勤までの総労働時間だけを集計すればいいわけではありません。実は労働時間はたくさんの項目別に集計する必要があります。それぞれに計算式を設定する必要があります。それには労働時間管理の知識が必要になります。

×打刻ミスをいちいち確認しなければならない
打刻忘れ、出勤と退勤時刻が重なっていて読めない、日付がずれている…そんな時は記憶をたどるか、従業員さんに確認するしかありません。

×事業主様がリアルタイムで確認できない
その場にいなければ、もし従業員が遅くまで居残っていてもわかりません。タイムカードの打刻を確認できるのは翌日以降となってしまいます。

×タイムカードの保管に場所をとる
労働基準法により、勤怠記録は5年間（当面の間は3年間）の保存義務があります。過去のタイムカードが場所をとります。

×給与計算の間違い、そして労務トラブルにつながるリスクが高い
これが最も問題です。打刻を転記する過程、計算式で集計する過程、給与計算に反映する過程…いくつも間違いが発生する場面があります。間違いがあれば給与未払いに直結します。言うまでもなく、それは従業員とのトラブルになります。

クラウド型システムのメリット

〇労働時間を自動集計できる
総労働時間だけでなく、給与計算に必要な項目別の労働時間も自動集計してくれます。手計算もエクセルへの入力も不要になります。

〇打刻ミスがあっても修正できる
従業員ご自身に打刻を追加・修正してもらって事業主様や管理者が承認することができます。また、事業主様や管理者様によって修正をすることができます。打刻ミスをいちいち従業員に聞く手間がなくなります。

〇勤怠記録の保管に場所をとらない
クラウドにあるので保管場所はいりません。また検索も楽です。

〇給与計算と連携できる
勤怠システムは給与計算システムと連携していますので、連携設定をすれば勤怠記録が給与計算に反映されます。

〇給与計算間違いのリスクを大幅に低減できる
給与計算ツールにいちいち入力して手計算することが少なくなりますので、間違いのリスクが大幅に低減されます。言い換えれば、労務トラブルの発生リスクが少なくなります。

クラウド型システムのデメリット

×月々の費用がかかる
クラウド型システムの利用料負担があります。LEO社会保険労務士オフィスが利用するシステムの場合、5～10人の事業所であれば1,000～数千円程度です（法人/個人の別、従業員数によります）。

×初期設定や運用するときに、労働時間管理の知識が必要
事業所の実態や従業員さんの働き方に応じて、初期設定を入れていく必要があります。それには労働法規や諸制度の知識が必要になります。

結論！クラウド型システムを導入した方がメリットが大きいです！

上記のようにクラウド型システムのデメリットをお伝えしました。しかし、システムに支払う費用はそれほど高くありません。少なくとも事業主様や管理者様の時間単価よりは安く済むでしょう。
となると、問題は初期設定や運用時に必要となる労働時間管理の知識がネックとなるでしょう。知識を身に着けるとなると時間も労力もかかります。
しかし、これはご自身で勉強して対応いただく必要はありません。社会保険労務士に任せることで解決します。

確かに初期設定にかかる報酬はありますが、その後の時間的負担の軽減、なによりも労働時間や給与計算間違いによる労務トラブル発生のリスクを大幅に低減できます！
おそらく、それほど遠くない時期に費用は回収できるでしょう。それに、これまで労働時間管理に使っていた時間を、事業の発展のためにお使いいただけます。
労務管理を効率化・確実化することで利益を上げませんか？

LEO社会保険労務士オフィスでは、勤怠システム導入を承っております。フォームよりお気軽にお問い合わせください。