紙のタイムカードの打刻ミスが引き起こす問題

前回は、紙のタイムカードを依然として使っていると、いろいろなデメリットがあることをお伝えいたしました。

今回は、もうちょっと具体的に、打刻ミスがあるとどうなるのかということを考えてまいります。

紙タイムカードは勤怠管理の間違いの温床です！

×打刻を忘れている

「何時に来たの？」「何時に帰ったの？」

記録がないと、所定労働時間に労働したとみなすか、本人に思い出してもらうか、他の従業員の打刻より類推するか、といった対応になります。

いずれも正確性に疑問が生じます。

 

×出勤と退勤の打刻が重なって読めない

ある従業員が退勤しようとすしたとき、打刻機が出勤モードになっていたら…

気づかずに打刻すると、出勤時刻の上に退勤打刻が重なってしまいます。

そうなると読み取ることができません。

 

×日付がずれている

打刻がタイムカードの枠からはみ出し、どの日の打刻か分からなくなるケースがあります。

「その日は出勤したのか、しなかったのか」確認の手間が増えます。

 

×他人のタイムカードを打刻してしまった

打刻時に間違って他の従業員のタイムカードで打刻してしまうということがあります。

ある人は労働時間が実際より多く、別の人は実際より少ない、などということが起きれば、賃金過剰払いあるいは未払いとなります。

そして従業員間のトラブルも誘発しかねせん。

 

これらの打刻ミスの結果、起きる問題はこれです！

（問題１）訂正に手間がかかる

勤怠締めや給与支給後になって、従業員さんから「思い出しました！その日は院長から指示されて〇時まで残業したんでした～。その分の残業代はいただけますよね」と言われることがあります。

これを訂正することはたいへん面倒で時間がかかります。給与額を訂正すると、雇用保険料や所得税額も訂正しなければなりません。

 

（問題２）賃金未払いにつながりかねない

「もう給与計算は終わってるから今さら言われても残業代は出せないよ」などと応えると、賃金未払となり、従業員との労務トラブルに発展するおそれがあります。

未払いとなった残業代を、次月に支給すれば良い、というものでもありません。給与は、毎月１回以上、一定の期日を定めて、全額を支払わなければなりませんので、それまでは賃金未払いの状態になってしまいます。

 

（問題３）労働基準監督署から指摘を受けるおそれがある

労働基準監督署は定期的に、あるいは労働者からの申告によって、事業所に対して監督指導を行っています。その時には必ず勤怠記録の提出を求められます。

打刻ミスや不備をそのままにしておくと、勤怠管理の正確性に疑問を呈されるおそれがあります。

 

 

勤怠システム導入で大きくリスクを低減することができます！

勤怠システムを導入すれば、たとえ打刻忘れや打刻間違いがあっても、従業員自身でシステム上で訂正して、管理者が承認することで訂正することができます。

毎月の勤怠締の後に、不備が無いか自分でチェックしてもらって、承認申請を送ることができます！

間違いに気づいたらその都度訂正してもらうのもできますし、週に一度などルールを決めて定期的にチェックしてもらうのものよいでしょう。

勤怠システムでは、打刻漏れやミスがあれば、勤怠確定ができないように設計されています。なので、必ず間違いを修正することになりますので、勤怠管理の正確性が格段に高くなります。

 

LEO社会保険労務士オフィスは、勤怠システムの導入と設定から対応いたします！ともに、効率的な労務管理に進みましょう！

※勤怠システムの設定は労務顧問外報酬となります。